Egyedi webshop, ügyviteli rendszerhez igazítva

Amikor egy vállalat a piaci vezető pozíciójának megtartására törekszik, minden részlet számít. Ez nem csupán a fizikai termékek és szolgáltatások minőségére vonatkozik, hanem az online térben való megjelenésre is. Ehhez elengedhetetlen egy olyan weboldal (ebben az esetben webshop), amely nem csak informatív és vonzó, hanem zökkenőmentesen integrálódik a vállalati műveletekbe és támogatja az üzleti célok elérését.

A SzékelySzerszám Kft. több, mint 10 éve foglalkozik az épületgépészeti csőszerelésben használt gépek, szerszámok javításával, karbantartásával, bérbeadásával, és értékesítésével. Weboldaluk több funkciót is ellátott, ugyanis az oldalon a webshop mellett bérlési lehetőség és látvány szerviz is szerepelt.

2020-ban úgy döntöttek, megújítják webshopjukat és egyedi rendszert fejlesztenek. A kiválasztott cégtől árajánlatot kértek, majd elkezdték a közös munkát. Már a kezdetekkor akadozott a kapcsolattartás a fejlesztőkkel, a felmerülő hibák és kérdések esetén nem volt kihez fordulni. Végül a projekt háromnegyedénél a cég elérhetetlenné vált, az oldal fejlesztése pedig megszakadt.

Ezt követően találtak ránk az interneten és kerestek fel minket. A kölcsönös szimpátia hamar kialakult és elkezdtük a közös munkát.

Webshop projekttervezés

Bár az alap elképzelés megvolt, a webshop működése nem volt részletesen kidolgozva. Ezért javasoltuk számukra Webshop projekt tervezés és tanácsadás szolgáltatásunkat, aminek keretében pontosan megtervezhető a webáruház optimális működése és megjelenése.

Miért fontos a projekt részletes előkészítése?

Ahhoz, hogy a webshop valóban úgy működjön, ahogyan az ügyfelünk elképzeli, részletesen meg kell vizsgálnunk az elvárásokat, hogy azokat meg tudjuk valósítani. Ahogy azt gyakran mondjuk: házat sem építesz tervrajz nélkül.

Képzeld csak el, hogy felkeresel három építészt, tervezzenek neked egy házat, ami 100 négyzetméter, és 3 szobája van. Valószínűleg rengeteg kérdést fogsz kapni. (Ha mégsem, akkor inkább keress más szakembert!) Mekkorák legyenek a szobák? Milyen funkciójuk lesz? Mindegyik hálószoba lesz, vagy valamelyik az irodád lenne? Milyen elrendezést szeretnél? Hol legyen a konyha? El legyen különítve, vagy egy térben legyen a nappalival? Zuhanyzós fürdőszobád lesz, vagy kádat szeretnél. És még folytathatnám a sort oldalakon keresztül.

Egy webshop tervezését is hasonló részletességgel érdemes megközelíteni. Tudnod kell, hogyan értékesítesz benne. Hogyan épül fel a termékpaletta? Milyen egyedi funkciókra lesz szükséged ahhoz, hogy a webshop jól működjön? Hogyan működik a rendelés, fizetés, számlázás és a készletkezelés? Milyen jogszabályoknak kell megfelelned? Kik a vásárlóid és milyen elvárásaik vannak a webshopoddal szemben? Hogyan lesz az oldal felhasználó- és mobilbarát? Milyen automatizmusokat akarsz beépíteni?

Ez persze rengeteg kérdés, amire elsőre nem is biztos, hogy tudod a választ. Éppen ezért a projekttervezési szolgáltatásunk egy meghatározott struktúra szerint halad, ami mentén közösen megkeressük a válaszokat.

SzékelySzerszám projekttervezés

Persze alapvető, hogy egy jól működő, felhasználóbarát webshop a cél, amin könnyen megtalálhatóak a termékek és részletesek a termékinformációk. De mire van még szükség?

A projekttervezés során lépésenként megvizsgáltuk, ki a célközönség, milyen érhető célokat kell figyelembe venni, ehhez milyen marketing stratégia társul.

Az arculati elemek tervezésekor a meglévő oldalt vettük alapul, ezek alapján tettünk javaslatokat és alakítottuk ki a webshop szerkezetét. A tökéletes megjelenés érdekében arculati fotózást javasoltunk ügyfelünk számára, amely bemutatja a megújult irodát és a látványszervizt.

Abszolút elégedett vagyok a design-nal, tökéletesen tükrözi a cég imázsát.
Székely Tamás, ügyvezető

Bár az oldalon kiemelten fontos volt a bérlés és a látványszerviz bemutatása, a logikai felépítésnél mégis webshop struktúra készült, ezzel is segítve a vásárlási folyamat könnyedségét. Ezt követően meghatároztuk az egyes blokkokat, menüpontokat és a fő termékkategóriákat.

A tervezés legösszetettebb része maga a webshop működésének, megjelenésének kidolgozása. Első lépésként rögzítettük, milyen fizetési és szállítási módok szükségesek. Mivel szállításkor a súly fontos tényező, az adminisztrációs rendszerben egy szállítási költség mátrix kialakítását készítettük elő, ami a súlyszintek alapján kalkulál szállítási díjat a vásárlók számára.

Külön kérés volt a “halasztott fizetési lehetőség kiemelt partnerek számára” opció fejlesztése. Ennek érdekében az adminisztrációs rendszerben külön kell kezelni a rendelés és a fizetés státuszát, így manuálisan beállítható, mely felhasználók számára érhető el a halasztott fizetés.

A projekt tervezés során az igazi kihívást az ügyviteli rendszer integrálása jelentette. Ennél a tervezési fázisnál vezető fejlesztőnk mellett az ügyviteli rendszer szakembereit is bevontuk, hogy a webshop motor alkalmazkodjon a meglévő adatbázis struktúrához.

Az előző tapasztalatokhoz képest sokat jelent, hogy nyugodtan kereshettem kéréseimmel a projektmenedzsert, ha nem is tudta azonnal felvenni, mindig visszahívott, az e-mailekre is mindig válaszolt.
Székely Tamás, ügyvezető

Miért jó ügyviteli rendszerrel dolgozni?

Bolti és online eladások kezeléséhez érdemes ügyviteli rendszert igénybe venni. Ezek a rendszerek képesek több készletet (akár több raktárat is) kezelni, ami jelentősen csökkenti az adminisztrációt. Mivel a bolti és az online értékesítéssel járó készletmozgás egy rendszeren belül történik, a folyamatok átláthatóbbak és elkerülhető a rendelkezésre álló mennyiség átlépése.

Mindemellett az ügyviteli rendszerek integrációjával a webáruházi folyamatok (mint az eladás, számlázás és készletmozgás) automatizálhatóak. A SzékelySzerszám esetében kiemelten fontos volt, hogy az új webshop alkalmazkodjon az általuk már évek óta használt ügyviteli szoftverhez.

Az elkészült webshop így könnyedén, xls táblák másolgatása és adatvesztés nélkül tudta szinkronizálni az adatokat.

Ügyviteli rendszer esetében gyorsabban és egyszerűbben lehet tömeges adatszinkronizálást végezni. Sablon rendszerekből a költöztetés sokkal lassabb folyamat, ami adatvesztéssel is járhat. Széles termékpaletta esetén sokkal eredményesebb egy ügyviteli rendszer alkalmazása, különösen akkor, ha a webshop igazodik a meglévő rendszerhez.

Megvalósítás

A projekt előkészítésének köszönhetően a fejlesztési fázis gördülékenyen haladt, és a webshop elkészült a megbeszélt, novemberi határidőre. A fejlesztési szakaszt az 1 hónapos feltöltési időszak követi, amikor ügyfelünk teszteli a weboldal működését, illetve aktualizálja a készletet és a tartalmakat. Ekkor történik a webshop működésének finomhangolása is, amihez fokozott figyelem és együttműködés szükséges az ügyfél részéről. Ehhez viszont az év végi időszak nem ideális, mivel az indulással járó feladatokra kevésbé tudna fókuszálni ügyfelünk.

Webshopok esetében az év végi időszak rendkívül intenzív. Ilyenkor a legtöbb áruházban megnövekedik a forgalom, és megkezdődik az év zárása. Az ünnepekkor a legtöbben szabadságon vannak, ahogyan mi is bezárunk az év utolsó 2 hetében. Ezért szoktuk javasolni az év vége helyett a januári indulást.

A SzékelySzerszám esetében is stratégiai döntés volt a későbbi élesítés. A kapacitásokat felmérve és megvizsgálva az általános 1 hónapos feltöltési idő meghosszabbítását kérték. Így lehetőségük volt felülvizsgálni a belső folyamataikat, ami alapján finomhangoltuk a webshop működését.

A közös munka viszont nem ért véget. Az új év új kihívásokat hozott a webshopok számára, amik kidolgozását még a webshop átadása előtt elkezdtünk.

Nézd meg az elkészült webshopot itt: https://www.szekelyszerszam.hu/hu