Melyik levelezőprogram a legjobb vállalkozásod számára 2022-ben?

Levelezésbeállítási fogalomtár e-mail kliensedhez

Tapasztalataink alapján még a legjobb e-mail klienseknél is nehézséget okozhat az üzleti e-mail címek felvétele, beállítása. Múlt tavasszal többen kényszerültek arra, hogy home office-ban is hozzáférjenek üzleti levelezésükhöz, otthon azonban nem mindenkinek áll rendelkezésére a céges informatikus, hogy beállítsa a fiókot. Ezért is szedtünk össze itt néhány hasznos tippet az otthoni levelezéshez.

A főbb fogalmakon azonban gyorsan végigfutunk ebben a cikkben is. Bármely levelezőprogramot választod, mindegyik beállításánál találkozhatsz az IMAP, POP3 és SMTP opciókkal. Mit is jelentenek ezek?

IMAP vagy POP3 beállítása a levelező programokban

A fiók beállításának kezdeténél mindegyik levelező kliens felteszi a kérdést, hogy IMAP vagy POP3 e-mail levél lekérést választod-e. 

Az IMAP opció lényegében annyit jelent, hogy levelezésedet bárhol, bármilyen eszközről lekérheted. Az e-mailek minden platformon és kliensen szinkronban vannak. Tehát miután megnézted beérkezett e-maileidet asztali számítógépeden, a telefonodon már olvasottként fog megjelenni, mivel a kliensek szinkronizálódnak. 

Ezzel szemben a POP3 protokoll a levelezés letöltését támogatja. POP3 használatakor a levelezés letöltődik a számítógépre és így offline is hozzáférhető. Azonban a kiszolgáló tovább nem tárolja az adatokat, így ha telefonodon szeretnéd megnézni e-mailjeidet, a már eddig olvasott leveleidet is le kell töltened. 

Napjainkban szinte mindannyian rendelkezünk már okos eszközökkel, amelyeken hozzá tudunk férni levelezésünkhöz. Különféle klienseken és platformokon kezeljük levelezéseinket, így mi minden esetben az IMAP szinkronizációs megoldását javasoljuk a fiókok beállításánál.  

SMTP jelentése az e-mail kliensben

Kivétel nélkül minden kliensben találkozhatsz SMTP beállításokkal. Az SMTP szerver a kimenő levelekért felelős. E-mail fiókodból az SMTP szerveren keresztül tudod leveleidet elküldeni, ezért is nagyon fontos megfelelő beállítása.

A legjobb e-mail kliensek vállalkozások számára

Összegyűjtöttük neked, hogy milyen levelező szolgáltatásokat érdemes számba venned, ha frissíteni szeretnéd a céges kommunikációdat. Mind a vállalaton belüli és az ügyfelekkel való kapcsolattartás szempontjából javasoljuk, hogy egy korszerű, biztonságos és könnyen használható levelező klienst használj.

Gmail

A Google saját e-mail kliensét bizonyára te is ismered. Asztali számítógépen és telefonon is könnyedén használható, felhő alapú szoftver. A Google további eszközeit is integrálta a Gmail-be, a felületen kezelheted a Google Naptárad, jegyzeteket és teendőket írhatsz össze az erre készített eszközökben. Még megosztható dokumentumokban és diákban is dolgozhatsz együtt munkatársaiddal, így nagyban támogatja a közös munkát. Számtalan összevont szolgáltatásával igen széleskörűen elterjedt. Ezt tovább erősíti az is, hogy a Gmail teljes mértékben ingyenes, így bárki számára elérhető.

A vállalkozások számára azonban pont ebben rejlik hátránya. A gmail.com végződésű e-mail címek helyett a saját domain neveket ajánljuk, mivel a domain neved vállalkozásod bejárata a weben. Szinte minden ember rendelkezik gmail-es címmel, így egy tárgyaláson vagy megbeszélésen nem fogsz kitűnni ezzel az általános domainnel. Saját, egyedi címmel már az első levelezésnél meg tudod mutatni ügyfeleidnek, hogy haladó vállalkozással állnak szemben. A domain nevek választásának fontosságáról egy korábbi bejegyzésünkben itt olvashatsz. 

Outlook

A Microsoft Office csomag egyik fontos része az Outlook levelező program. Világszerte népszerű, köszönhetően áttekinthetőségének és személyre szabhatóságának. Számos lehetőséget kínál levelek szerkesztésére és rendszerezésére. Vállalkozások által további kedvelt funkció az integrált naptár, amelyben találkozókat, értekezleteket vezethetsz könnyedén.  A legújabb 2019-es verzió számos újdonságot hozott, amelyekről itt tudsz olvasni. Emellett folyamatosan érkezik új frissítésekkel, a legutóbb február elején dobott ki a Microsoft néhány Outlook újdonságot.

Hátránya is pont sokszínűségében rejlik. A funkciók és beállítási lehetőségek magas száma miatt teljes kihasználása és kezelésének elsajátítása nem a legegyszerűbb. Aki csak egy egyszerű levelező alkalmazásra vágyik, nem biztos, hogy ezt fogja választani. A Microsoft pedig erőteljesen ösztönzi a vásárlót, hogy az egész Office vagy 365 csomagot vásárolja meg. Ez azonban elsőre túlságosan komplexnek tűnhet, több feleslegesnek érezhető szolgáltatást is magába foglal.

Mozilla Thunderbird

Csapatunk ezt a levelezőklienst javasolja. A Mozilla Thunderbird névre keresztelt kliensében is megtalálható a beépített Naptár és Feladatok funkció. Ezen funkciók kezelése áttekinthető és letisztult, az e-mail fiókok beállítása pedig néhány lépésből kivitelezhető. Az Outlook-hoz hasonlóan a levelezési mappák egyszerűen rendszerezhetők és a Thunderbird számos lehetőséget kínál levelek szerkesztésére. Kiemelt tulajdonsága, hogy biztonságos és privát, tehát nem kell tartanod adataid elvesztésétől vagy illetéktelen kezekbe kerülésétől. 

Ezen kívül a program költségmentesen letölthető, különböző témákkal személyre szabható. Így kijelenthetjük, hogy az Outlook és Gmail legnagyobb előnyeit egy kliensben kínálja számodra. Aki szeretné személyre szabni a szoftvert, vagy további funkciókkal bővíteni, számos téma és plugin közül válogathat. 

Levelező program vállalkozásokra tervezve - webmail 

Mit szólnál, ha azt mondanám, hogy van olyan e-mail kliens, ami online is elérhető, felhasználóbarát és még a beállítással sem kell órákat vesződni?

Webmail felületeket általában nem szoktak a vállalkozások használni levelezésük során. De miért?Legtöbbjük nehezen kezelhető, limitált és fejlettségét tekintve is nagyban elmarad az előbb felsorolt e-mail kliensektől. 

Ezért döntöttünk úgy, hogy több, mint 10 év üzemeltetési tapasztalatunkat felhasználva elkészítjük azt az üzleti levelező szolgáltatást, amely nem csak hatékony és biztonságos, de könnyen kezelhető webmail klienset kínál. Tudj meg te is többet az ügyfélközpontú üzleti levelezésről a Business Mail by fws oldalán.