Itt a nyár, avagy milyen is a jó automatikus email

Július és augusztus hónapok a versenyszférában is leginkább a szabadságolásokról szólnak. Hogy ki, mikortól, meddig van „szabin”, és ki kit helyettesít. Ilyenkor van leginkább „szezonja” az automatikus e-maileknek, vagyis az out-of-office üzeneteknek.

Mivel az e-mailekre általában gyors reakciót várnak a partnerek, ezért kifejezetten sértő lehet, ha egy, akár több hétig is megválaszolatlanul hagyunk egyet. Viszont egy automatikus üzenet, pláne ha sikerül jó stílusban megfogalmazni, kiküszöböli az esetleges negatív benyomásokat. Elsődlegesen tájékoztatja az ügyfelet, emellett cégünk folyamatosan rendelkezésre állásának látszatát mutatja. Vagyis, ez nem csak látszat, hiszen fordítottunk időt az azonnali értesítésre.

Ha jelenlegi levelezőprogramodban nincs lehetőség automatikus üzenet beállítására, vagy úgy gondolod, vállalkozásodnak szüksége van megbízható és hatékony vállalati szintű kommunikációra, nézd meg 2021 üzleti levelező szolgáltatását!

Mire érdemes odafigyelni automatikus e-mail beállításakor?

• Csak egy hetes, vagy annál hosszabb távollét esetén alkalmazzuk.
• Mindig adjuk meg, hogy mettől meddig vagyunk távol, illetve érdemes közölni az üzenetben, hogy visszaérkezésünk után válaszolni fogunk a megkeresésre, mert így értesül az ügyfél arról, hogy levele később feldolgozásra kerül.
• Ha van olyan munkatárs, aki vállalta a helyettesítésünket, akkor érdemes a kolléga nevét és elérhetőségét is belevenni az üzenetbe, felgyorsítva így a kommunikációt.
• Ha külföldi partnerkörünk is van, akkor mindenképpen érdemes az anyanyelvi üzenet után az adott ország nyelvén is feltüntetni az üzenetet.
• Hogy a teljes személytelenséget elkerüljük, tegyünk az üzenetbe megszólítást, elköszönést, illetve aláírást.

A Feki Webstudio levelezési felületén az alábbi módon lehet az automatikus üzeneteket beállítani:

1. Belépés az fwmail.hu levelezési rendszerbe az adott felhasználónévvel és jelszóval
2. Beállítások / Automatikus válaszüzenet
3. Az ’ aktív ’ szó melletti jelölőnégyzet bepipálása
4. Tárgy mező kitöltése
5. Az üzenet begépelése
6. Mentés gombra kattintás
7. Visszaérkezésünk után ne felejtsük el az ’ aktív ’ szó melletti jelölőnégyzetből kivenni a pipát és rákattintani a mentés gombra, így tudjuk az automatikus üzenetet kikapcsolni

Frissítés: levelezési rendszerünk azóta már megújult, de ez továbbra is jó támpontot adhat :)