Visszahívást kérek

fws blog

Itt a nyár, avagy milyen is a jó automatikus email

2017. július 27.
Itt a nyár, avagy milyen is a jó automatikus email

Az automatikus üzenet azért jó megoldás, mert bár megtartjuk az elérhetőség látszatát, ugyanakkor tájékoztatást kap az ügyfél arról, hogy pontosan milyen időponttól várhatja az esetleges problémája, kérdése megoldását, illetve megválaszolását.


Július és augusztus hónapok a versenyszférában is leginkább a szabadságolásokról szólnak. Hogy ki, mikortól, meddig van „szabin”, és ki kit helyettesít. Ilyenkor van leginkább „szezonja” az automatikus e-maileknek, vagyis az out-of-office üzeneteknek.

Az automatikus üzenet azért jó megoldás, mert bár megtartjuk az elérhetőség látszatát, ugyanakkor tájékoztatást kap az ügyfél arról, hogy pontosan milyen időponttól várhatja az esetleges problémája, kérdése megoldását, illetve megválaszolását. Mivel az e-mailekre általában gyors reakciót várnak a partnerek, ezért kifejezetten sértő lehet, ha egy, akár több hétig is megválaszolatlanul hagyunk egyet. Viszont egy automatikus üzenet, pláne ha sikerül jó stílusban megfogalmazni, kiküszöböli az esetleges negatív benyomásokat.

Az alábbi néhány pontban összefoglaltuk, hogy mire is érdemes odafigyelni automatikus e-mail beállításakor:

  • Csak egy hetes, vagy annál hosszabb távollét esetén alkalmazzuk.
  • Mindig adjuk meg, hogy mettől meddig vagyunk távol, illetve érdemes közölni az üzenetben, hogy visszaérkezésünk után válaszolni fogunk a megkeresésre, mert így értesül az ügyfél arról, hogy levele később feldolgozásra kerül.
  • Ha van olyan munkatárs, aki vállalta a helyettesítésünket, akkor érdemes a kolléga nevét és elérhetőségét is belevenni az üzenetbe, felgyorsítva így a kommunikációt.
  • Ha külföldi partnerkörünk is van, akkor mindenképpen érdemes az anyanyelvi üzenet után az adott ország nyelvén is feltüntetni az üzenetet.
  • Hogy a teljes személytelenséget elkerüljük, tegyünk az üzenetbe megszólítást, elköszönést, illetve aláírást.

A Feki Webstudio levelezési felületén az alábbi módon lehet az automatikus üzeneteket beállítani:

  1. Belépés az fwmail.hu levelezési rendszerbe az adott felhasználónévvel és jelszóval
  2. Beállítások / Automatikus válaszüzenet
  3. Az ’ aktív ’ szó melletti jelölőnégyzet bepipálása
  4. Tárgy mező kitöltése
  5. Az üzenet begépelése
  6. Mentés gombra kattintás
  7. Visszaérkezésünk után ne felejtsük el az ’ aktív ’ szó melletti jelölőnégyzetből kivenni a pipát és rákattintani a mentés gombra, így tudjuk az automatikus üzenetet kikapcsolni