Cégen belüli kommunikáció

Mit értünk cégen belüli kommunikáció alatt?

Egy iroda életében elengedhetetlen a megfelelő és gyors kommunikáció annak érdekében, hogy a munkatársak hatékonyan tudják megoldani a felmerülő akadályokat. Az információcserék fontosak lehetnek mind fejlesztési, mind projektvezetési és értékesítési szempontból egyaránt.

Vegyünk egy példát: előfordulhat, hogy egy Ügyfél jelzi, hogy az időszerűen futó fejlesztésében egy módosítást kell végrehajtani, a fejlesztő még nem állt neki az aktuális modulnak, de nincs összeköttetésben az Ügyféllel, ez esetben fontos, hogy az értékesítő vagy a projektvezető azonnal tájékoztassa a módosítási igényről a programozót.

Milyen lehetőségeink vannak a gyors kommunikációra?

Természetesen több lehetőség is adódik ezzel kapcsolatban, viszont nem minden megoldás jó hosszú távon. A lehető leggyorsabb, ha az információt szóban továbbítjuk kollégáink részére. A probléma gyorsan megoldódhat, viszont nem marad nyoma, a kézzel készített jegyzetek elkeveredhetnek, így később a pontos módosítási igényt nem tudjuk meghatározni. Az e-mailes kommunikációban az információáramlás biztos, de viszonylag lassú kommunikációt eredményez.

Megoldásként több lehetőség közül választhatunk, a Feki Webstudio esetében a Slack és a Trello elnevezésű alkalmazások jelentik a gyors és kezelhető kommunikációt.

Slack, kommunikálj gyorsan, reagálj gyorsan!

A Slack vállalati környezetben állandó kapcsolatot biztosít a munkatársak között. Egy olyan programról van szó, amelyben a kommunikáció folyamatos, állandó frissítés alatt áll, ezáltal az információ nem késik a felhasználók között. Mi a Skype helyett próbáltuk ki egy hétig, azóta az egyik legfontosabb szoftverünk lett, Skype-ot pedig csak az ügyfeleinkkel használunk, irodán belül nem.

A programban lehetőségünk van külön csatornák létrehozására, így a projekteket is külön csatornákként kezelhetjük, amennyiben arra tartunk igényt. Ebben az esetben egy projekthez több felhasználó is csatlakozhat, így a változásokról azonnal értesül minden résztvevő. A gyors kommunikáció gyors beavatkozást tesz lehetővé. Egy felmerülő hibát a csapat rövid időn belül javíthat.

Funkcióját tekintve azért hasznos, mert a projektekhez kapcsolódó információk a csatornák segítségével elkülönülnek, így egyértelműen azonosítható, hogy az adott jelzés melyik tevékenységhez kapcsolódik. A szöveges üzenetek mellett továbbíthatunk dokumentumokat, képeket, hangfájlokat is egymásnak.

A Slack rendelkezik egy beépített robottal amelynek segítségével emlékeztetőket állíthatunk be. Amennyiben napi szinten el kell végeznünk egy tevékenységet, a program egy előre beállított időpontban emlékeztet minket annak elvégzésére.

További előnyei közé tartozik az is, hogy a program rendelkezik mobil alkalmazással is. Ha nem tartózkodunk a munkaállomásunk előtt, akkor is értesülhetünk minden új információról a mobil eszközünkön is.

Mindent összevetve a Slack egy remek program. Ingyenes verziójában a 10.000 üzenetlimit elérését követően a rendszer az ennél régebbi üzeneteket automatikusan archiválja és csak a prémium verzióra váltást követően lesznek elérhetőek. (Nálunk elegendő az ingyenes változat.)

Trello, kezelj mindent rendszerezve!

Miért jó az, ha a feladataink rendszerezve vannak?

Egy munkakörnyezetben mindig rengeteg információval kerülünk kapcsolatba egy adott munkafolyamat során. Mindenki más módszerrel kezeli a feladatainak követését. Van, aki füzetben felírva, van, aki megjegyzi csupán és van, aki ragasztható jegyzeten gyűjti őket. Mi ezekkel a probléma? Egyszerűen az, hogy fontos információk veszhetnek el ami akár egy projekt eredményességét is befolyásolhatják.

A feladatok rendszerezésére megoldást nyújthat a Trello. A program egy webes környezetben működő felülettel rendelkezik, de lehetőségünk van a fiókunkat összekötni mobil alkalmazással is. A Trello tulajdonképpen virtuális kanban tábla.

A felület használata regisztrációhoz kötött, de ezt követően rengeteg funkciót ingyenesen és korlátlanul használhatunk.

Kezdetben egy saját táblát kell létrehoznunk, majd ezt úgynevezett feladat listákra kell bontanunk. Itt minden felhasználó a saját szemléletének megfelelően alakíthatja ki, hogy milyen listákat szeretne kezelni.

Vegyünk egy példát:
Dönthetünk úgy, hogy a munkahét minden napját külön listaként kezeljük. Ezen belül a napi teendőinket úgynevezett feladat kártyákként hozhatjuk létre, így tisztán látszik, hogy az adott napon milyen feladatok állnak előttünk. Amennyiben egy feladatot nem sikerült aznap megoldani gond nélkül átmozgathatjuk a következő napi listánkra.

Nincs megszabva, hogy milyen módon alakítjuk ki a saját folyamatainkat, ezt minden felhasználó a tetszése szerint alakíthatja.

A feladatkártyákat elláthatjuk saját címkékkel is, hozhatunk létre check listákat is ezekben, de csatolhatunk ezekhez képeket és kommenteket is.

Természetesen arra is van lehetőség, hogy létrehozzunk itt is egy saját csapatot, egy-egy feladathoz akár több munkatársat is csatolhatunk.

Amennyiben úgy döntünk, hogy egy feladatnak határidőt adunk, úgy a felületen keresztül kiválaszthatjuk, hogy milyen dátummal és milyen időpontban küldjön értesítést a program.

Mivel a Trello rendelkezik ingyenes mobil alkalmazással is, a határidőkről és a változásokról mobil eszközünkön is értesülhetünk. A mobil alkalmazás akár arra is használható, hogy egy check lista segítségével a boltban is meglegyen minden ami a nagy bevásárlásoknál szükséges, ezeket egyszerűen kipipálhatjuk a készülékünkön.