Tipikus hibák, amik felmerülhetnek üzleti levelezésed során: Mi az ok, és mi a megoldás?

Ismerős az a kellemetlen szituáció, amikor egy fontos e-mailt küldesz valakinek, és a címzett állítja, hogy nem látja a postaládájában, te viszont rányomtál a küldés gombra? Vagy amikor egyszerűen nem tudsz csatlakozni a leveleződhöz?

Az ezekhez hasonló helyzetek nem csak a kommunikációt nehezítik meg, de olykor akár egész céged működése is rajtuk múlhat. Éppen ezért összegyűjtöttük neked azokat a hibákat, amelyekkel a leggyakrabban találkozhatsz céges levelezéseid során. Mindegyiknél bemutatjuk, hogy mi okozhatja azt a bizonyos hibát, illetve hogyan tudod te megoldani.

Nem tudod elküldeni a levelet

Számos dolog közrejátszhat abban, hogy nem sikerül elküldeni az e-maileket. Az egyik alapvető lehet, hogy nincs internetkapcsolat. Az is előfordulhat, hogy az e-mail cím letiltásra kerül, akár rossz belépési adatok vagy spamelés miatt. Ezen kívül okozhatja még szerverkarbantartás, vagy a túl nagy csatolmány is.

A probléma megtalálásában sok információval szolgálnak a felugró hibaüzenetek. Ezek közül a leggyakoribbakat itt is bemutatjuk.

Mit tudsz tenni, ha nem sikerül elküldeni egy levelet?

• ellenőrizd az internetkapcsolatot pl. a kedvenc weboldalad megnyitásával (ha eléred, ez a probléma nem áll fenn)
• ellenőrizd a helyes e-mail cím - jelszó párost a webmail felületen, az fws webmailjét itt érheted el (ha be tudsz lépni, akkor nem ezzel van a gond)
• ha nem vagy biztos benne, vagy elfelejtetted, kérj új jelszót
• kérd informatikus segítségét a kiszolgálóbeállítások ellenőrzéséhez (ehhez mi rendelkezünk egy segédlettel, ha üzleti levelezésed nálunk van, keress minket e-mailben az ugyfelszolgalat@fws.hu e-mail címen)
• vedd fel a kapcsolatot a szolgáltatóval, hívd az ügyfélszolgálatot (a szolgáltatódnak szüksége lesz az IP címedre, amit itt tudsz megnézni)

Nem tudsz levelet küldeni, speciális eset

Ha a levélküldés meghiúsulása után a fenti hibaüzenettel találkozol, biztosan tudjuk, hogy mi okozza a problémát. Túllépted az óránkénti üzenetküldési kvótát. A Business Mail by fws szolgáltatásunk keretein belül 60 perc alatt összesen 30 címzettnek tudsz levelet küldeni. Ennek oka a biztonság, olyan esetekre például, ha számítógéped egy vírussal megfertőződik, és a te nevedben küld érvényes e-maileket.

Tapasztalataink alapján 30 db e-mailnél többet küldeni óránként nem életszerű, így a korlát segíti a szolgáltatót, hogy időben be tudjon avatkozni. Megakadályozható, hogy az egész szervert letiltsák, hiszen amennyiben szigorúan veszi szabályzatát a szolgáltatód, akár szerződést is bonthat ilyen esetben.

Mi a megoldás? Ha nagy számú levelet szeretnél elküldeni, ajánljuk, hogy használj inkább hírlevélküldőt. Egy korábbi cikkünkben már részletesen átnéztük, hogy miért érdemes fontolóra venni a hírlevélküldőket, és mik a legjobb opciók. Nézd csak meg itt! Felveheted a kapcsolatot a szolgáltatóval is a kvóta biztonságos növelésével kapcsolatban, de ez nem javasolt.

Nem kapod meg a levelet

Az előző pont fordítottja is gyakran megtörténhet, és hasonló problémákból ered. Az internetkapcsolat itt is kérdéses, de az is lehet, hogy módosult valamilyen beállítás. Előfordulhat, hogy a levelezőkliensnek egy régi verzióját használod, és ez szorul frissítésre. Ezek közül mi a Thunderbird levelezőjét ajánljuk, de elterjedt az Outlook és a Gmail is. Szintén lehet szó valamilyen szerverrel kapcsolatos hibáról.

Mi a teendő, ha nem kapod meg a leveleket?

• ellenőrizd az internetkapcsolatot
• ellenőrizd a beállításokat
• nézd meg, hogy nem kell-e frissíteni a levelezőprogramot (általában valamelyik sarokban jelzi, ha az új verzió letöltése szükséges)
• vedd fel a kapcsolatot a szolgáltatóval, hívd az ügyfélszolgálatot

Nem érkezik meg a címzetthez a levél, mert csatolmány van benne

A fenti szituációnak egy különleges esete, ha az e-mail meg nem érkezését kifejezetten a csatolmány okozza. Ez főként akkor fordulhat elő, ha a fájlokat zip. és rar. formátumban küldi a feladó. Sok vírust és kártékony fájlt mellékletként küldenek, a tömörített fájlokat pedig kifejezetten nem szeretik a szerverek, mert könnyen el lehet bennük rejteni a kártevőket.

Mit tegyél, ha a csatolmány miatt nem érkezik meg a levél?

• Kérd meg a feladót, hogy töltse fel a fájlokat webtárhelyre (Google Drive, Dropbox), vagy használja a WeTransfer szolgáltatást
• A feladó ne tömörítve küldjön több fájlt, hanem egyesével csatolja a levélhez, akár több levélben elküldve

Nem jelennek meg a csatolmányok

Ezt a problémát sok esetben a fent ismertetett probléma okozza. A legtöbb szerver korlátozza, hogy milyen típusú fájlok jelenhetnek meg. A tömörített, könnyen álcázható .zip és .rar formátumot általában nem támogatják, mert vírus rejthető el bennük. Emellett más programbeállítások is közrejátszhatnak.

Mit tegyél, ha nem jelennek meg az e-mail csatolmányai?

• kérdezz rá a feladónál, hogy biztosan csatolásra került-e a fájl (előfordulhat például, hogy elkezdik a feltöltését, de azonnal el is küldik a levelet, így nincs ideje feltöltődni)
• ellenőrizd a webmail felületen, hogy ott megjelenik-e a csatolmány
• ha igen, akkor a levelezőklienssel van baj, annak a beállításait kell megnézni
• ha nem, akkor kérd informatikus, rendszergazda segítségét

Spambe érkeznek a levelek

Egyáltalán mi alapján dől el, hogy spambe kerülnek a levelek? A rendszer bizonyos komponenseket értékel, ezeket + vagy - pontokkal látja el, majd a végső pontszám értéke alapján hoz döntést. Ha ez a pontszám meghalad egy bizonyos értéket, akkor biztosan a spam mappában landol a leveled. Milyen szempontok kerülnek megfigyelésre? Ide tartozik a képek és a szöveg aránya, a szöveg tartalma, a linkek (pl.: csak piros betűs html), de a domain neved beállításait is megvizsgálja a rendszer.

Ez utóbbinak számtalan konkrét előírásnak meg kell felelnie, és különböző szempontokat figyelembe véve kell kialakítani. Éppen ezért sokkal könnyebb dolgod van, ha üzleti levelezésed és domained is szakértőkre bízod. Így nem kell aggódni egy helytelenül létrehozott domain miatt.

Vegyük most sorra, hogy konkrétan mi okozhatja a levelek spam mappába kerülését. Lehetséges, hogy a feladó domain neve nincs helyesen beállítva, és nem felel meg a biztonsági szinteknek. Gyakori, hogy a tárgy mezőben nincsenek megfelelő karakterek, például túl sok a speciális karakter, vagy nem tartalmaz értelmes szavakat. Az is gyanús a rendszernek, ha egy teljesen üres levéllel küldesz el egy csatolmányt. Szintén nem ajánlott egyszerre túl sok megegyező tartalmú levelet küldeni, mert a saját szervered fogja spam címkével ellátni azokat a címzett postaládájához tartó úton.

Hogyan tudod megelőzni, hogy leveleid a spam mappában végezzék?

• domain neved legyen helyesen, biztonsági elvárásoknak megfelelően beállítva (a legjobb, ha szakértőre bízod a feladatot)
• a tárgy mezőben mindig legyen viszonylag részletes leírás, értelmes szótári szavakkal (amennyiben dokumentumot, például egy tanúsítványt küldesz, ne csak a számát írd a tárgyba (AB1234), hanem azt, hogy “oktatási tanúsítvány AB1234 XY részére”)
• sose küldd el üresen a levelet, mindig legyen valamilyen tartalma
• ugyanazon levél sokszoros küldésére használj inkább hírlevélküldőt
• használj e-mail aláírást

Reméljük, a fenti lista segítségedre lesz az esetleges problémák megoldásában. Ha bármilyen további kérdésed lenne az üzleti levelezéssel kapcsolatban, vagy felkeltette érdeklődésed saját vállalati levelező szolgáltatásunk, keress minket bizalommal!