Így lehet profi az üzleti levelezésed

Számos cikket írtunk már az üzleti levelezéssel kapcsolatban. Legutóbb például a tipikus hibákat és megoldásukat vettük sorba.

Úgy gondoljuk, nem lehet elégszer hangsúlyozni, hogy minden vállalkozónak érdemes figyelmet fordítania levelezésének professzionálissá tételére. Éppen ezért ebben a cikkben részletesen bemutatjuk, hogy miért is van szükség profi levelezésre, és mik azok a lépések, amiket te is megtehetsz érte.

Miért van szükségem profi levelezésre?

Egy kérdés, ami valószínűleg már a te szádból is elhangzott, vagy ha nem is, gondolatban biztosan felmerült. Érthető, hiszen vállalkozásod életében sokkal fontosabb dolgok is jelen vannak. Kinek jutna eszébe azon aggódni, hogy szebb legyen az e-mailje, amikor éppen cserélődnek a munkatársak és egy új szolgáltatáson dolgoztok?

Levelezésednek azonban sokkal nagyobb ereje van, mint elsőre gondolnád. Mondjuk is, hogy miért.

Alátámasztja a pozíciódat, megbízhatóvá válsz

Te melyik levelet vennéd komolyabban? Ami egy gmailes címről érkezik, vagy ami egyedi domainnel rendelkezik? Ha jól sejtjük, az utóbbit. Egy saját domaines e-mail cím remek lehetőséget biztosít arra, hogy növeld a beléd fektetett bizalmat és alátámaszd pozíciódat.

Presztízs és márkaismertség növelése

Minden lehetőséget meg kell ragadnod arra, hogy jelen legyél célcsoportod előtt. Ebbe beletartozik az e-mailezésed is. Ha márkaneved ott van az e-mail címben, az aláírásban, és még a logódat is elhelyezed a levélben gondoskodsz róla, hogy ne tévesszenek szem elől a veled kapcsolatban állók - legyen szó ügyfélről, vásárlóról vagy érdeklődőről.

Forgalmat generál a weboldalra

Fogd fel úgy, hogy céges leveleid ingyen reklámot jelentenek. Ha a domain neved megegyezik weboldalad címével, segíted az embereket, hogy később is rád találjanak. Még jobb megoldás, ha az e-mail aláírásodban is megjelenítesz egy átkattintható linket. Ezzel egyenes úton vezetheted az olvasót a honlapodra.

Egységes kommunikációt biztosít (cégen kívül és belül)

Márkaépítés során kiemelten fontos az egységesség, konzisztencia. Ezt támogatja az is, ha minden munkatársad e-mail címében megjelenik a cég neve és arculata. Ez nem csak a kifelé történő kommunikációban, de cégen belül, a munkatársak számára is értéket közvetít.

Könnyebb kezelhetőség (munkatársak és vevők is probléma esetén)

Szintén kettős tényező a könnyű kezelhetőség. Az e-mailezés legfontosabb szempontja, hogy legyen zökkenőmentes, gördülékeny, és ne lassítsa folyamatokat. Az egységes e-mail cím egyrész segít vásárlóidnak, hogy valamilyen kérdés, probléma esetén visszakeressék a visszaigazoló e-mailt. Ugyanez igaz cégen belül is. Sokkal könnyebb az egymással folytatott levélváltásokat is előkeresni a beérkező levelek közül.

Mit tehetsz a még profibb levelezésért?

Most pedig nézzük meg, hogy melyek azok a lépések, amelyek elvégzésével garantáltan magadénak tudhatod a fent bemutatott előnyöket.

• Legyen egyedi domain neved!
• Készíts egységes, céges e-mail aláírást!
• Távollét esetén állíts be azonnali válaszüzenetet!
• Használj levelező klienst!
• Keress megbízható szolgáltatót, ahol eléred az ügyfélszolgálatot!

Trükkök egy tökéletes e-mailhez

Mielőtt bezárnád az oldalt, hoztunk néhány bónusz tippet is. Ha mostantól mindezek figyelembevételével írod meg e-mailjeidet nem csak a címzettet, de a levelezőprogramot és a szervert is le fogod venni a lábáról.

Egyedi e-mail cím

Az egyedi e-mail cím már alapvetően bizalmat sugároz partnereid felé, így első lépésnek tökéletes. Ezzel kitűnsz a tömegből és megbízhatóvá válsz.

Tárgy mező kitöltése kulcsszavakkal

A tárgy mező az első eszköz, amivel kapcsolatba léphetsz a címzettel, ezért érdemes kiemelt hangsúlyt fektetni rá. Ajánlott olyan kulcsszavakat használni, amelyek rávilágítanak arra, hogy miről is szól a levél. Fontos tudni, hogy a tárgy alapján akár a spam mappába is sorolhatják bizonyos szerverek az adott levelet, így óvakodj a rövidítésektől és az összefüggéstelen karakterektől - pl. “ABC1622 alkatrész ok” helyett írd, hogy “megérkezett a FORD FIESTA ablakemelő alkatrész”.

Lényegretörő szövegezés

Az e-mail nem a barokkos körmondatokról és a felesleges töltelékszavakról szól. Lehetsz udvarias, de mondandódat próbáld meg a lehető legrövidebben megfogalmazni.

Megfelelő formátumú és elnevezésű melléklet

Amennyiben szükséges mellékletet csatolnod javasoljuk, hogy lehetőleg PDF dokumentumként tedd meg. Fontos továbbá, hogy megfelelően, érthetően nevezd el. Egy beszkennelt dokumentum neve például ne “Scan20220316.pdf” legyen, hanem “Minta Kft. vállalkozói szerződés.pdf”.

Helyesírás ellenőrzése

Napjainkban rengeteg spam és adathalász levél veszi támadásba a felhasználókat. Ezek kísértetiesen hasonlítanak egy valódi, hiteles levélhez, azonban más gyanús tényezők mellett a helyesírás sem megfelelő bennük (ékezetes betűk hiánya, elírások stb.). Ezért is kiemelten fontos, hogy leveledet többször átolvasd elküldés előtt. Így elkerülheted, hogy a címzettnél a spam mappába érkezzen meg. Egyébként is jobb színben tűnsz fel partnered előtt, ha helyesírási és nyelvhelyességi hibáktól mentesen kommunikálsz vele.

Reméljük, cikkünk támogatást nyújt neked ahhoz, hogy kialakítsd professzionális levelezésed, és hamarosan te is eszközként tudod használni e-mailjeidet a vállalkozásod iránti bizalom növelésére.

Ha nem tudod, hol kezdj neki a sok teendőnek, olvasd el korábbi cikkünket a levelezőkliensekkel kapcsolatban!