5 tipp a biztonságos üzleti levelezéshez

Megbízható levelezés nélkül ma teljesen megállna az üzleti élet. Miután egyre többen döntenek home office mellett, a mindennapi "átugrok a szomszéd irodába és megkérdezem gyorsan" beszélgetések helyét az e-mailezés veszi át.

Az üzleti e-mailezés otthoni beüzemelése is emberpróbáló feladat lehet, ebben itt nyújtottunk segítséget. Azonban a sikeres beállítások után sem lankadhat a figyelmünk. E-mailezésünk adatait talán még jobban is kell óvnunk, mint bármikor. Nézzük meg, mit tehetünk a biztonságos levelezésért!

5 tipp, hogy üzleti levelezésed a home office-ban is biztonságos legyen

1. Vigyázz, milyen e-maileket nyitsz meg!

Az adathalász tevékenységek az elmúlt években komoly problémákat okoztak világszerte. A kiberbűnözők rendszeresen támadtak meg vállalkozásokat, önkormányzatokat és még sajnos kórházakat is. A támadások egyik típusa e-maileken keresztül érkezik. Ilyenkor hivatalos szervek nevében kaphatsz leveleket, amelyek kinyitása után különféle weboldalakra irányíthatnak, vagy arra kérnek, hogy tölts le egy mellékletet.

Ilyen esetekben azt tudjuk javasolni, hogy ellenőrizd a levél feladóját, a domain nevet, és ha helyesírási hibákat vagy gyanús mellékleteket látsz, azonnal töröld a levelet! További adathalászat elleni tippeket itt találsz. 

2. Minimalizáld a spameket!

Senki sem szeret spameket kapni. Üzleti e-mail címedre azonban akarva-akaratlanul érkezhetnek kéretlen levelek. Legtöbbször ez egyáltalán nem a te hibád. A spamküldők általában tömeges kereséseket futtatnak, a te e-mail címed pedig véletlenül kerül a listájukra. 

A legnagyobb probléma a spamekkel fiókod telítettsége. Üzleti e-mail szolgáltatódnál te is valószínűleg megadott tárhelyért fizetsz, amely könnyen megtelhet, ha naponta tucatjával kapod a kéretlen leveleket.
Emellett rontják a hatékonyságot is. A spamek válogatása és törölgetése időigényes, viszont ha nem teszed meg, megeshet, hogy átsiklasz fontos maileken. 

A spamek szűrésére a legtöbb levelezőprogram és e-mail szolgáltató kínál megoldást, ezek fejlettsége azonban nagymértékben eltérő lehet. Az is előfordulhat, hogy szolgáltatód nem rendelkezik elég fejlett szűrővel ahhoz, hogy minimalizálja beérkező kéretlen leveleid számát. 

3. Legyen biztonsági mentésed!

Miért lenne szükségem biztonsági mentésre, amikor e-mailjeimhez úgyis mindig hozzáférek? 
Sokaknak ez az első gondolata, ha a biztonsági mentésekről beszélünk. Azonban ez sajnos nem ennyire egyszerű. Legtöbben bele sem gondolnak mennyi lehetőség van az adatok elvesztésére. 

Többször fordultak már hozzánk olyan problémákkal, hogy letörölték honlapjuk termékadatbázisát vagy teljes bejövő e-mail mappájuk tűnt el. A véletlen felhasználói hibák mellett pedig nem felejthetjük el az online vírusokat és a hardver (levelezőszolgáltató szervere) meghibásodását sem. 

Ilyen esetekben csak a rendszeres biztonsági mentés segíthet. Az viszont még emlékeztetőkkel is macerás feladat lehet, hogy hetente lementsd és archiváld levelezésed. Ezért javasoljuk az automata mentést. A modern megoldások segítségével ma már akár naponta mentheted legfrissebb adataid, így minimalizálván az esetleges adatvesztést. Természetesen e-mail szolgáltatódtól is várd el, hogy legalább naponta készüljön mentés. Ezt a mentést pedig akár te magad, vagy megbízásod után szolgáltatód vissza tudja állítani a korábbi állapotra. 

4. Megbízható e-mail klienst használj!

A levelezőprogramok piaca is folyamatosan bővül. Ma már egyre többen használnak Gmailt vagy Thunderbird e-mail klienst a Microsoft Outlook helyett. A javaslatunk a levelezőprogramok tekintetében  az, hogy a vállalkozásod számára bevált klienst használd!

A legismertebb fejlesztők (Microsoft, Mozilla) asztali szoftverei mind biztos választások lehetnek.
Online elérhető levelező szoftverek közül a Gmail a legnépszerűbb. Ma már a Google olyan biztonsági lépéseket vezetett be levelezőprogramjába, hogy még mi magunk is alig tudunk bejelentkezni Gmail fiókunkba, ha nem a megszokott eszközünkön próbáljuk. 
Azonban a @gmail.com végződésű e-mail presztízs szempontból nem a legjobb választás egy vállalkozás számára.
A Google bárki számára elérhető ingyenes szolgáltatásánál egy cégnek professzionálisabb megoldásra van szüksége, méghozzá egyedi domain névvel. 

5. Válassz biztonságos e-mail szolgáltatót üzleti levelezésedhez!

Valószínűleg te is azt várod el e-mail szolgáltatódtól, hogy levelezésed hatékony és problémamentes legyen még a legnehezebb időszakokban is. A legtöbb ismert szolgáltató (pl.: Protonmail, Tutanota) biztonságos megoldást kínál, elérhető ingyenes és fizetett funkciókkal. Az ingyenes funkciók azonban nagy mértékben korlátozzák a tárhely méretét. 

További fontos szempont az ügyfélszolgálat. Több, mint 12 éve foglalkozunk üzemeltetéssel, ezért tudjuk, az e-mailezéssel bizony lehetnek problémák. Ekkor az a legfontosabb, hogy a szolgáltató elérhető legyen és azonnal támogatást nyújtson. 

Figyelembe véve a felsorolt szempontokat és az elérhető, magyar nyelvű ügyfélszolgálat fontosságát, több hónapnyi fejlesztés során megalkottuk a Business Mail by fws márkát. Business Mail szolgáltatásunk célja egy olyan ügyfélközpontú szolgáltatás, ahol a korlátlan számban létrehozható fiókokkal, a legkisebb csomagban is minimum 10 GB tárhellyel, fejlett spamszűréssel és mindennapi automatikus biztonsági mentéssel tudhatod biztonságban levelezésedet. Tudj meg még többet az üzleti levelezés forradalmasításáról!