Visszahívást kérek

fws blog

5 tipp a biztonságos üzleti levelezéshez

2020. április 6.
5 tipp a biztonságos üzleti levelezéshez

Megbízható levelezés nélkül ma teljesen megállna az üzleti élet. Miután egyre többen döntenek home office mellett, a mindennapi "átugrok a szomszéd irodába és megkérdezem gyorsan" beszélgetések helyét az emailezés veszi át.

Az üzleti emailezés otthoni beüzemelése is emberpróbáló feladat lehet, ebben itt nyújtottunk segítséget. Azonban a sikeres beállítások után sem lankadhat a figyelmünk. Emailezésünk adatait talán még jobban is kell óvnunk, mint bármikor. Nézzük meg, mit tehetünk a biztonságos levelezésért!


5 tipp, hogy üzleti levelezésed a home office-ban is biztonságos legyen


1. Vigyázz, milyen e-maileket nyitsz meg!

Az adathalász tevékenységek az elmúlt években komoly problémákat okoztak világszerte. A kiberbűnözők rendszeresen támadtak meg vállalkozásokat, önkormányzatokat és még sajnos kórházakat is. A támadások egyik típusa e-maileken keresztül érkezik. Ilyenkor hivatalos szervek nevében kaphatsz leveleket, amelyek kinyitása után különféle weboldalakra irányíthatnak, vagy arra kérnek, hogy tölts le egy mellékletet. 

Az ember úgy gondolná, hogy jelen helyzetben a kiberbűnözők is visszafogják tevékenységeiket, de ez sajnos nem így van. Néhány napja éppen az Egészségügyi Világszervezet nevében küldtek e-maileket, amelyeket adathalász mellékletekkel láttak el. A gyanútlan letöltők számítógépén a támadók minden információhoz hozzáférést nyertek.  

Ilyen esetekben azt tudjuk javasolni, hogy ellenőrizd a levél feladóját, a domain nevet és ha helyesírási hibákat, vagy gyanús mellékleteket látsz, azonnal töröld a levelet! További adathalászat elleni tippeket itt találsz. 


2. Minimalizáld a spameket!

Senki sem szeret spameket kapni. Üzleti email címedre azonban akarva-akaratlanul érkezhetnek kéretlen levelek. Legtöbbször ez egyáltalán nem a te hibád. A spamküldők általában tömeges kereséseket futtatnak, a te e-mail címed pedig véletlenül kerül a listájukra. 

A legnagyobb probléma a spamekkel fiókod telítettsége. Üzleti email szolgáltatódnál te is valószínűleg megadott tárhelyért fizetsz, amely könnyen megtelhet, ha naponta tucatjával kapod a kéretlen leveleket.
Emellett rontják a hatékonyságot is. A spamek válogatása és törölgetése időigényes, viszont ha nem teszed meg, megeshet, hogy átsiklasz fontos maileken. 

üzleti levelezés mobilos mail applikációról

A spamek szűrésére a legtöbb levelezőprogram és email szolgáltató kínál megoldást, ezek fejlettsége azonban nagymértékben eltérő lehet. Az is előfordulhat, hogy szolgáltatód nem rendelkezik elég fejlett szűrővel ahhoz, hogy minimalizálja beérkező kéretlen leveleid számát. 


3. Legyen biztonsági mentésed!

Miért lenne szükségem biztonsági mentésre, amikor emailjeimhez úgyis mindig hozzáférek? 
Sokaknak ez az első gondolata, ha a biztonsági mentésekről beszélünk. Azonban ez sajnos nem ennyire egyszerű. Legtöbben bele sem gondolnak mennyi lehetőség van az adatok elvesztésére. 

Többször fordultak már hozzánk olyan problémákkal, hogy letörölték honlapjuk termékadatbázisát vagy teljes bejövő e-mail mappájuk tűnt el. A véletlen felhasználói hibák mellett pedig nem felejthetjük el az online vírusokat és a hardver (levelezőszolgáltató szervere) meghibásodását is. 

Ilyen esetekben csak a rendszeres biztonsági mentés segíthet. Az viszont még emlékeztetőkkel is macerás feladat lehet, hogy hetente lementsd és archiváld levelezésed. Ezért javasoljuk az automata mentést. A modern megoldások segítségével ma már akár naponta mentheted legfrissebb adataid, így minimalizálván az esetleges adatvesztést. Természetesen email szolgáltatódtól is várd el, hogy legalább naponta készüljön mentés. Ezt a mentést pedig akár te magad vagy megbízásod után szolgáltatatód vissza tudja állítani a korábbi állapotra. 


4. Megbízható email klienst használj!

A levelezőprogramok piaca is folyamatosan bővül. Ma már egyre többen használnak Gmailt vagy Thunderbird email klienst a Microsoft Outlook helyett. A javaslatunk a levelezőprogramok tekintetében  az, hogy a vállalkozásod számára bevált klienst használd! Az e-mail kliensek kiválasztásában itt nyújtunk további segítséget.

A legismertebb fejlesztők (Microsoft, Mozilla) asztali szoftverei mind biztos választás lehet.
Online elérhető levelező szoftverek közül a Gmail a legnépszerűbb. Ma már a Google olyan biztonsági lépéseket vezetett be levelezőprogramjába, hogy még mi magunk is alig tudunk bejelentkezni Gmail fiókunkba, ha nem a megszokott számítógépünkön próbáljuk. 
Azonban a @gmail.com végződésű email presztízs szempontból nem a legjobb választás egy vállalkozás számára.
A Google bárki számára elérhető ingyenes szolgáltatásánál egy cégnek professzionálisabb megoldásra van szüksége, méghozzá egyedi domain névvel. 

Gmail levelező kliens


5. Válassz biztonságos email szolgáltatót üzleti levelezésedhez!

Valószínűleg te is azt várod el e-mail szolgáltatódtól, hogy levelezésed hatékony és problémamentes legyen még a legnehezebb időszakokban is. A legtöbb ismert szolgáltató (pl.: Protonmail, Tutanota) biztonságos megoldást kínál, elérhető ingyenes és fizetett funkciókkal. Az ingyenes funkciók azonban nagy mértékben korlátozzák a tárhely méretét (pl. tipikusan maximum 1GB). 

További fontos szempont az ügyfélszolgálat. Több, mint 12 éve foglalkozunk üzemeltetéssel és tudjuk, az emailezéssel bizony lehetnek problémák. Ekkor az a legfontosabb, hogy szolgáltató elérhető legyen és azonnal támogatást nyújtson. 

Figyelembe véve a felsorolt szempontokat és az elérhető, magyar ügyfélszolgálat fontosságát, több hónapnyi fejlesztés során megalkottuk a Business Mail by fws márkát. Célunk egy ügyfélközpontú szolgáltatás, korlátlan számban létrehozható fiókkal, a legkisebb csomagban is minimum 10 GB tárhellyel, fejlett spamszűréssel és naponta automatikus biztonsági mentéssel. Tudj meg még többet az üzleti levelezés forradalmasításáról!